Jotform: nuevas acciones y disparadores en las automatizaciones

Ahora podés automatizar Jotform directamente dentro de las automatizaciones: actuá sobre los envíos de formularios y los contratos firmados en el momento en que llegan, y creá envíos de Jotform desde cualquier automatización.

✅ Qué hay de nuevo

Disparadores (eventos de Jotform que inician una automatización en Arizar IA):

• Nuevo envío: inicia una automatización al instante cuando se envía una nueva respuesta a un formulario de Jotform.
• Nuevo documento firmado: inicia una automatización cuando se completa y se firma un documento que tiene un campo de firma electrónica. Se verifica cada 5 minutos.

Acciones (pasos que podés ejecutar en Jotform desde una automatización de Arizar IA):

• Crear envío: agrega un nuevo envío a cualquier formulario de tu cuenta de Jotform, con valores tomados de tu automatización.

🚀 Por qué es importante

Con las acciones y los disparadores de Jotform, podés:

• Dar seguimiento a los nuevos clientes potenciales en el momento en que se envía un formulario, sin importaciones manuales.
• Iniciar la incorporación de un cliente en el momento en que se firma un contrato, sin que nadie esté pendiente de una bandeja de entrada.
• Registrar en Jotform las inscripciones por teléfono, en eventos y en persona, para que los informes de tus formularios muestren a todos los clientes potenciales y no solo a los que llegan por internet.
• Dejar de lado los zaps y webhooks de terceros, y así reducir costos y puntos de falla.

💡 Ejemplos de uso

Captación de clientes potenciales y sincronización con el CRM

Un envío del “Formulario de clientes potenciales del sitio web” crea el contacto en Arizar IA, envía un correo de confirmación, le pone la etiqueta “Cliente potencial nuevo” y publica un aviso en el canal de ventas de Slack.

Del contrato firmado al inicio del proyecto

Un cliente firma tu “Contrato de servicio” en Jotform Sign → su etapa pasa a “Contrato firmado”, se crea una tarea de incorporación en ClickUp, se avisa al canal #operaciones y el cliente recibe sus próximos pasos.

De una inscripción fuera de línea a Jotform

Alguien se inscribe a un evento por teléfono → la automatización escribe un envío equivalente en tu formulario de eventos de Jotform, así todos los asistentes aparecen en un único informe.

De una cita al formulario de admisión

Se agenda una consulta en Arizar IA → se crea un envío de admisión en Jotform con los datos del cliente ya completados.

🔌 Cómo conectarlo

1. Abrí el constructor de automatizaciones y buscá las acciones o los disparadores de “Jotform”.
2. Hacé clic en Conectar tu cuenta cuando se te pida, seguí los pasos y después ingresá tu clave de API para conectarte a tu cuenta de Jotform.
3. Una vez conectada, seleccioná un formulario y sus campos se cargan automáticamente para asignarlos.
4. También podés ir primero a Configuración → Integraciones → Jotform para conectar tu cuenta.

⚠️ Notas y detalles

Campos compatibles en Crear envío: Nombre completo, Correo electrónico, Dirección, Teléfono, Texto corto, Texto largo, Número, Lista desplegable, Opción única, Opción múltiple, Sí/No, Calificación con estrellas, Calificación en escala, Selector de fecha y Hora.

Los campos que no son compatibles no aparecerán en la lista de asignación. Entre ellos están Carga de archivos, Firma, Cita, Pago, Lista de productos, Tabla de entrada, Completar espacios en blanco, Selector numérico, Control deslizante de emojis, Elección de imágenes, CAPTCHA y widgets como Términos y condiciones y Lista de verificación.

• Los campos no compatibles se guardan vacíos. Esto ocurre incluso cuando el campo está marcado como obligatorio en tu formulario: Jotform acepta el envío de todos modos y lo marca como activo, así que nada falla en tu automatización.
• Los envíos creados con esta acción no incluyen pago, monto, producto ni horario reservado. En un formulario de pago, se ven idénticos a los envíos pagados, así que tratalos como no pagados, a menos que el pago se haya cobrado por otra vía.
• El disparador Nuevo documento firmado lee los documentos firmados en Jotform. Crear envío no puede escribir una firma: las firmas tienen que ser capturadas de una persona.
• Las fechas usan el formato YYYY-MM-DD (año-mes-día) y las horas usan HH:MM.
• La compatibilidad de campos se está ampliando: en próximas versiones se agregarán más tipos.
• Próximamente: Asignar formulario y Asignar formulario prellenado, para que puedas enviar un formulario a alguien para que lo complete en lugar de escribir vos el envío.

Documento de ayuda: pedile la guía al equipo de Arizar IA